Tips Mendapat Dana kegiatan di Dalam atau Luar Negeri dari Lembaga atau Perusahaan

Akhir-akhir ini di kampus saya (mungkin kampus kamu juga) sedang banyak kegiatan yang terselenggara. Tidak hanya itu, berbagai jenis lomba, seminar, exchange, conference  dllnya di dalam dan luar negeri juga bertebaran. Well, semua kegiatan itu membutuhkan dana yang tak sedikit dong ya. Apalagi, kamu yang berprestasi mempunyai kegiatan di luar negeri, tentu harus memiliki budget untuk transport, makan, penginapan dllnya. Jika kegiatan abroad  itu  free, syukur alhamdulillah and you’re a lucky man, great!! Karena biasanya kegiatan luar negeri yang gratis, proses seleksinya lumayan panjang, ribet dan sangat ketat. Tapi, yang  mengharuskan peserta memenuhi payment juga hebat karena banyak juga proses seleksi yang harus dipenuhi dan menumbangkan ratusan bahkan ribuan pesaingnya.  Hemm, intinya entah itu free atau ada payment  sama-sama punya perjuangan, bedanya, untuk yang gratis, perjuangannya ada di seleksi yang begitu ketat dan banyak tahapnya. Sedangkan yang tidak gratis, perjuangannya adalah bagaimana mendapatkan sponsor untuk meng-coversemua biaya. Nah, di sini saya akan berbagi tips dan pengalaman saya mendapatkan dana sponsor.

Butuh ikhtiar kuat, komitmen, dan pantang menyerah untuk mengajukan dana ke beberapa lembaga. Cukup melelahkan memang, tapi kelelahan itu akan terbayar ketika kita bisa keluar negeri tanpa biaya, hasil pengajuan dana.

Untung funding dana, kita bisa lakukan secara individu atau tim. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing, sesuai dengan peribahasa tersebut akan lebih baik jika dilakukan proposal tim. Namun, jika dalam kegiatan tersebut kamu benar-benar tidak memiliki tim, tidak masalah juga.  Toh, beberapa proposal pengajuan dana, saya dapatkan dengan proposal individu. Oke, berikut yang harus disiapkan untuk mengajukan dana kegiatan internasional :

  1. List Lembaga yang dituju

Sumber dana bisa kita dapatkan dari pihak kampus, pemerintah, perusahaan swasta, organisasi/asosiasi, keluarga, dsb. Semakin banyak lembaga yang dituju, semakin besar peluangnya. Apalagi jika kita memiliki link, orang dalam  di lembaga tersebut.

Di sini saya akan melist beberapa lembaga yang pernah saya dan teman-teman saya ajukan dalam kegiatan international

Pihak kampus : Jurusan, Fakultas, Rektorat, Badan Perwakilan Orangtua Mahasiswa atau sejenisnya. Sebelum kita mengajukan dana ke luar kampus, lebih baik kita ajukan ke lembaga-lembaga sekitar kita, terutama kampus. Karena Fakultas atau Rektorat pasti menyediakan anggaran untuk kegiatan mahasiswa baik organisasi, prestasi dalam dan luar negeri.

Para birokrat kampus tentu akan dengan senang hati memberikan dana kepada mahasiswanya apabila berprestasi dan membawa nama baik kampus. Apalagi, prestasi itu dalam bentuk kompetisi, pemaparan karya ilmiah atau budaya di hadapan warga dunia.  Jika kegiatannya macam exchange,  conference, ada beberapa birokrat yang sulit untuk membantu mahasiswa dalam kegiatan tersebut dan akhirnya tidak memberikan dana. Tapi jangan berkecil hati ya, masih banyak kok lembaga yang siap memberikan dana pada kita. Untuk Rektorat, biasanya bisa diajukan ke Wakil Rektor 3 yang fokus pada kegiatan mahasiswa. Begitu pun di dekanat, diajukan ke Wakil Dekan 3. Untuk jurusan, dapat diajukan  langsung ke ketua jurusan atau divisi yang menangani mahasiswa. Namun, banyak pula jurusan yang tidak menerima dan kita akan diarahkan untuk mengajukan dana ke dekanat dan rektorat.

Pemerintah : Kementerian Ristek Dikti, Kementerian Pemuda dan Olahraga, Kementerian yang berkaitan dengan kegiatan kamu, Gubernur, Dinas pendidikan daerah, dan masih banyak lagi.

Pengajuan dana ke kementerian harus tepat sasaran, jangan sampai kita salah alamat. Contoh untuk Dikti, biasanya ditujukan ke Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan,  Direktorat Jendral Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan. Jadi, kamu harus mencari tau ke direktur/divisi apa proposal kamu akan ditujukan. Bisa kamu tanyakan ke senior, dosen atau yang paham akan hal itu atau tanya mbah gugel jg bisa kok hehe

Perusahaan : Garuda, Pertamina, Chevron, Gramedia, Kompas, Sosro, dllnya. Untuk lebih lengkap saya akan berikan link daftar perusahaan yang biasanya memberikan kegiatan mahasiswa termasuk kegiatan ke luar negeri (file ini saya dapatkan dari salah satu blog)  . Silahkan klik ini

Perusahaan biasanya jarang memberi sponsor untuk individu. Kecuali jika kita memiliki prestasi yang jelas, misal kita akan menjadi petinggi organisasi internasional, atau mengikuti olimpiade dan mewakili Indonesia sebagai peserta terbaik dari Indonesia. Walaupun begitu tidak ada salahnya juga untuk mencoba. Because you wil never know till you try. Seperti teman saya, dalam acara kerelawanan (bukan prestasi yang benar-benar wah) di Malaysia, beliau berhasil mendapatkan tiket pesawat terbang PP dari Garuda.

Untuk pemilihan perusahaan yang akan diajak kerjasama sponshorship, sebaiknya kita pertimbangkan keterkaitan kegiatan dengan bidang perusahaan tersebut. Misalnya saya berasal dari jurusan perminyakan, dan akan ada presentasi karya ilmiah yang berkaitan dengan perminyakan, maka saya bisa mencoba ke Pertamina atau Chevron. Biasanya peluang untuk mendapatkan dana dari perusahaan tersebut besar, apalagi dari hasil kegiatan kita (ex: penelitian tim saya) mampu mengembangkan atau menguntungkan bagi perusahaan. Walaupun demikian tidak ada salahnya juga mencoba ke perusahaan-perusahaan yang berbeda dengan bidang jurusan kita. Karena untuk perusahaan-perusahaan besar biasanya memiliki CSR (Corporate Social Responsibility) atau yayasan yang mengalokasikan sebagian dananya untuk pendidikan.

Lembaga Amal dan Zakat. Kita juga bisa mengajukan ke lembaga ini, contohnya BAZNAS, LAZNAS BSM, Dompet Dhuafa dllnya. Sama seperti perusahaan, lembaga amal dan zakat juga memberikan alokasi keuangannya di bidang pendidikan (tidak hanya membiayai uang semester mahasiswa, tapi juga memberikan dana kegiatan atau prestasi mahasiswa). Pada saat kegiatan di luar negeri saya mencoba mengajukan dana ke Laznas BSM, dan Alhamdulillah dapat hehe.

2. Mempersiapkan Proposal dan Surat Pengantar dari Kampus

Menarik dan Jelas! Kunci utama untuk membuat proposal. Proposal menarik akan membuat perusahaan atau lembaga mau membacanya. Jangan sampai karena proposal kita terlalu tebal dan besar, apalagi tulisannya kecil-kecil, perusahaan enggan membukanya. Jika membukanya saja enggan, bagaimana mau memberi sponsor? Di tiap perusahaan/lembaga pasti banyak sekali ratusan bahkan ribuan proposal yang masuk. Tentu akan memakan waktu banyak untuk membacanya. Jika proposalmu, isinya padat dan jelas tentu akan memberikan keefektifan pihak perusahaan untuk mempertimbangkan proposalmu.

Yang paling penting dalam proposal sponsor adalah penyantuman kontraprestasi (bentuk kerja sama) kepada sponsor. Kita bebas ingin memberikan kontraprestasi apa kepada sponsor. Misalnya saja saya memberikan kontraprestasi penyantuman logo perusahaan pada spanduk, baliho, kaos, dan goodie bag berbagai ukuran sesuai dengan jumlah sponsor yang diberikan. Kita juga bisa mencari alternatif kontraprestasi lainnya. Misalnya kita akan menjadi duta perusahaan yang akan mempromosikan perusahaan di kampus atau menulis kegiatan kita yang disponsori perusahaan bersangkutan di berbagai sosial media. Namun, jika kita mengajukan proposal ke fakultas, rektorat dan kementerian penyantuman kontrapretasi tidak diharuskan, hanya menjadi nilai plus saja. Yang terpenting adalah isi proposal mu jelas menggambarkan isi kegiatanmu.

Ini adalah perbedaan umum antara membuat proposal sponsorship ke kampus (universitas/fakultas) dan perusahaan:
  1. Kalau mengirim proposal ke kampus, biasanya tidak menggunakan kata “sponsorship” dalam proposal
  2. Kalau mengirim proposal ke kampus, tidak perlu formulir pendanaan
  3. Kalau mengirim proposal ke kampus, kontraprestasi tidak rumit
  4. Kesulitan birokrasi segambreng tergantung fakultas, yaaa… Hehe

Proposal sponsor saja tidak cukup, kementerian dan perusahaan juga meminta surat pengantar sponsor dari kampus. Kalau di kampus saya, UNJ, surat pengantar proposal kita buat sendiri dengan persetujuan tandatangan dari ketua jurusan, wakil dekan 3, dan wakil rektor 3. Untuk di kampus lain, bisa di sesuaikan masing-masing.

Selanjutnya, isi proposal dan kelengkapan dokumennya itu bergantung dari kebutuhannya kegiatan kita. Namun secara umum, 8 berkas ini akan ada untuk satu kegiatan.
  1. Satu bendel proposal (klik di sini untuk unduh contoh proposal atau Klik proposal ini juga bisa )
  2. Letter of Acceptance atau Invitation Letter (lampiran proposal)
  3. Abstract of Paper atau project Description (lampiran proposal, jika perlu)
  4. Curriculum Vitae  (lampiran proposal)
  5. Formulir partisipasi (lampiran proposal)
  6. Surat permohonan bantuan dana (lampiran proposal)
  7. Formulir tanda terima (di dalam proposal)
  8. Surat rekomendasi (jika perlu)
Tips lainnya: ukuran kertas tidak harus A4 atau F4 yang penting mudah digenggam, tidak lebih dari 10 halaman, berwarna, dijilid dengan menggunakan jilid ring besi. Nah untuk kamu yang lolos dalam kegiatan exchange atau conference, biasanya pihak panitia sudah memiliki proposal yang dapat digunakan peserta untuk pengajuan dana, bisa kamu minta ke panitian dan kamu tinggal memodifikasi agar terlihat lebih menarik dan jelas.

3. Pengajuan Proposal dan Follow up

Pengajuan proposal yang baik, dilakukan minimal 2 bulan sebelum keberangkatan.Lebih dari 2 bulan itu lebih baik. Karena ketika kita follow up proposal tersebut, ada beberapa perusahaan/lembaga yang seolah-olah menunda-nunda penyetujuan pemberian bantuan dana dan proses pencairan dana untuk kegiatan kita membutuhkan waktu paling cepat 2-4 minggu setelah proposal kita ajukan. Namun, ada pula beberapa perusahaan yang responnya cepat. Follow upnya pun baik sekitar 1 minggu setelah pengajuan.

Khusus untuk pengajuan dana ke kemenristek dikti itu, biasanya proposal akan mendapatkan dana jika pengajuannya H-45 kegiatan terselenggara. Beberapa kegiatan di kampus saya dan kegiatan ke luar negeri Alhamdulillah mendapat dana dari dikti dengan pengajuan H-45 kegiatan. Lebih dari itu, biasanya peluang untuk mendapatkan dana berkurang (info ini saya dapatkan dari beberapa senior dan teman yang pernah mengajukan ke dikti dan pegawai di dikti dirjen belmawa).

Ingat, setiap perusahaan atau lembaga biasanya memiliki divisi yang berbeda-beda dalam mengurusi sponsor atau pengajuan dana. Ada yang permohonan kerja sama sponsor ditujukan kepada bagian marketing atau bagian sponsor sendiri. Sehingga jika kamu tidak memiliki link ke perusahaan yang bersangkutan, kamu bisa googling nomor customer service dan menanyakan jika ingin mengajukan kerjasama sponsor harus menghubungi bagian apa. Jika sudah dapat kontak yang mengurusi sponsor, biasanya perusahaan meminta agar proposal dikirim langsung via pos atau via email. Jika perusahaan itu dekat dengan kota tempat kamu berdomisili, tidak ada salahnya kamu langsung mendatangi perusahaan untuk mengajukan kerja sama sponsor.

  1. Tawakal dan Optimis

Proses tidak akan mengkhinati hasil. Percayalah, jerih payah, bolak-balik dan uang yang keluar selama pengajuan dana tidak akan terbuang percuma. Mungkin secara kasat mata, akan ada kejadian/hal-hal yang tak diiinginkan. Di balik itu semua, tentunya kita telah mendapatkan pengalaman, jaringan, ilmu-ilmu baru, dan lain sebagainya. Dalam hal ini kita sebagai manusia ditugaskan untuk tetap berpegang teguh kepada Allah SWT. Tawakal menjadi point utama dalam mencapai sesuatu. Di mana tawakal itu sendiri merupakan kombinasi antara usaha maksimal dengan doa-doa yang tiada hentinya. Doa adalah senjata orang beriman, tidak ada satu orang pun yang dapat membantu kita, melainkan Allah.

Selain itu kita juga diwajibkan terus bersabar. Kesabaran kita pun masih terus diuji ketika kita berangkat tetapi uang sponsor belum ada yang turun dan baru akan turun setelah kamu pulang. Inilah pengalaman yang terjadi pada saya. Pada saat peserta diharuskan melakukan first payment, second payment dengan jadwal terbatas, belum ada satupun lembaga yang memberikan sinyal akan mendanai kegiatan saya. Sampai H-2 acara, Alhamdulillah saya mendapat dana dari kampus yang jumlahnya mungkin hanya bisa untuk makan selama di luar negeri. Saya tetap bersyukur.. dan alhasil kegiatan tersebut, saya biayai lewat uang tabungan saya sendiri. Saya tetap yakin, bahwa Allah Maha Penolong, dan Alhamdulillah Allah menjawab doa saya,  1 minggu dan 2 bulan setelah acara berlangsung saya mendapat kabar bahwa proposal yang pernah saya ajukan lolos dan berhasil didanai. Dan tak disangka, dari dana yang saya dapat itu surplus, yang artinya banyak sisa dana selama pemakaian uang di acara tersebut, lumayaan hehehe

Jadi teruslah berdoa dan keep optimis karena prasangka Allah adalah prasangka hambaNya. Harus Yakin bahwa Allah akan memberikan dana kegiatan kamu. Jika sudah menjadi rizki pasti Dia akan memberimu, kok 🙂

Semangat!!! Semoga kamu berhasil!!!

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s